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Historia de éxito: Una empresa de procesamiento de lotes de alta tecnología encapsula su éxito con el software MRP

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Tras probar varias soluciones, el innovador fabricante de fragancias microencapsuladas MicroCapture encontró en MRPeasy un compañero de software perfecto. "Conseguimos configurar listas de materiales y productos en una sola semana", afirma Kate Taylor, ejecutiva de atención al cliente.

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Experiencia en microencapsulación desde 1992

MicroCapture es líder del mercado en aplicaciones de microencapsulación biodegradable, con más de 75 años de experiencia combinada, un equipo de I+D especializado y un laboratorio propio para el desarrollo y ensayo de productos. Esta empresa británica, que acaba de celebrar 31 años de actividad, cuenta con 9 empleados en plantilla y una facturación anual cercana al millón de libras.

La microencapsulación es un proceso en el que partículas de una sustancia química activa -una fragancia, un antialergeno, una vitamina, etc.- se encapsulan en cápsulas extremadamente pequeñas que luego se aplican a los productos, enriqueciéndolos con diversas cualidades. MicroCapture trabaja con muchas fragancias y sustancias de clientes, pero también cuenta con una amplia variedad de fragancias propias y su propio producto de marca para aliviar la fiebre del heno, llamado Breezed.

MicroCapture se distingue por un enfoque personal del desarrollo de productos y la innovación con sus clientes. Además, mientras que muchos procesos estándar de microencapsulación utilizan microplásticos y compuestos potencialmente tóxicos como el formaldehído, MicroCapture destaca por una línea de productos totalmente centrada en la sostenibilidad, la seguridad y el respeto por el medio ambiente. Todas las fórmulas de la empresa son 100% biodegradables, seguras para la piel y cumplen las normas IFRA.

Una historia variada con sistemas de gestión de la producción

A lo largo de su trayectoria empresarial, MicroCapture ha probado muchos enfoques diferentes para gestionar sus operaciones de fabricación. Tras abandonar un sistema inicial basado en papel, la empresa se pasó a Excel e implantó una plataforma de contabilidad paralela. Este sistema funcionó razonablemente bien durante varios años antes de que la creciente complejidad del proceso de fabricación lo llevara finalmente a sus límites. El aumento del número de clientes internacionales planteó nuevos retos en cuanto a formato y registros aduaneros, que resultaron muy difíciles de gestionar con hojas de cálculo.

Con la esperanza de aliviar esta situación y el trabajo adicional derivado de la duplicación de datos entre los sistemas de gestión de la producción y de contabilidad, MicroCapture sustituyó Excel por la suite de fabricación integrada en el software de contabilidad. Esta configuración también se utilizó durante un par de años, pero al final resultó inadecuada. Kate Taylor, ejecutiva de CS de MicroCapture, comenta: "Aunque la solución de fabricación funcionaba bien, no se comunicaba bien con el paquete de contabilidad y era muy complicada para lo que necesitábamos. Por otra parte, no hacía algunas de las cosas que sí necesitábamos" Así pues, la búsqueda de una solución mejor continuó.

El ERP de fabricación orientado a PYMES demostró ser la elección correcta

Los sistemas ERP de fabricación diseñados específicamente para pequeñas y medianas empresas han madurado mucho en los últimos años. Tras cambiar a Xero como nueva plataforma de contabilidad, MicroCapture se propuso encontrar una nueva solución de software orientada a las PYME para gestionar la producción y el inventario de la empresa. El equipo estudió tres plataformas diferentes y decidió probar una de ellas.

Sin embargo, después de 6 meses intentando que todo funcionara, la nueva y brillante solución resultó ser incapaz de satisfacer el caso de uso específico de MicroCapture. "Todavía teníamos que introducir algunos datos en Xero y luego en el nuevo sistema. También nos parecía demasiado complicado configurar las listas de materiales y queríamos hacer codificación por lotes que, en ese momento, todavía estaba en desarrollo en este software en particular", añade Kate. Fue entonces cuando MicroCapture descubrió MRPeasy y decidió probarlo durante 6 meses para ver si se adaptaba mejor. Más de dos años después, MRPeasy ha demostrado satisfacer las necesidades de MicroCapture casi a la perfección.

En marcha en una semana

Además de una integración perfecta con Xero, MicroCapture tenía una serie de requisitos clave para el sistema de fabricación que MRPeasy demostró cumplir perfectamente. Uno de ellos era la posibilidad de asignar grupos de usuarios y funciones a los equipos de producción, operaciones y contabilidad de MicroCapture. Otra funcionalidad clave que buscaba el equipo y que MRPeasy cumplía era una capacidad de planificación de la producción capaz de programar pedidos con antelación y vincular fácilmente las órdenes de compra (PO) con las órdenes de fabricación (MO). Por último, las funcionalidades de seguimiento de lotes e inspección de calidad de MRPeasy también cambiaron las reglas del juego, adaptándose casi a la perfección al flujo de trabajo de control de calidad de la empresa.

Mientras que los equipos de fabricación y operaciones de MicroCapture habían tenido dificultades para familiarizarse con las soluciones anteriores, MRPeasy fue aceptado muy bien, y la implantación inicial resultó fácil y rápida. Kate Taylor comenta: "Configuré las listas de materiales y productos en aproximadamente una semana y luego pasé un día con cada departamento formándoles sobre cómo hacer las cosas en MRPeasy" A otras personas que deseen implantarlo, Kate les recomienda que no se lancen directamente: "Primero hay que configurar las listas de materiales y los planes de producción, y después los puestos de trabajo y las funciones de producción. También sugiero pasar un par de pedidos de prueba por el sistema"

Un ecosistema de fabricación unificado

Además de satisfacer sus requisitos, MRPeasy ha sido de gran ayuda para agilizar los flujos de trabajo, aumentar la eficiencia general y permitir a MicroCapture configurar sus estaciones de trabajo de forma intuitiva para gestionar un procesamiento por lotes muy complejo. "La funcionalidad de planificación y programación de la producción es mucho más sencilla y eficaz que el uso de hojas de cálculo o pizarras. Con MRPeasy, hemos visto cómo se reducían los residuos totales en torno a un 3%", añade Kate.

Al equipo de MicroCapture también le encanta la función de notas, que utilizan para comunicarse entre departamentos y compartir información importante sobre los pedidos. "Nos funciona bien tal y como lo utilizamos", afirma Kate, que también elogia al equipo de asistencia técnica del software: "El equipo de asistencia de MRPeasy es muy, muy bueno A veces te responden en menos de una hora, a veces durante la noche, ¡pero siempre hay una respuesta esperándote por la mañana!"

Ahora que la gestión y la planificación de la producción funcionan mejor que nunca gracias a MRPeasy, MicroCapture puede centrarse en seguir aumentando su ya elevado índice de satisfacción de los clientes y en I+D.